Nowy produkt, pierwszy w Polsce zabieg, przełomowa technologia – jak poinformować o tym odbiorców? Na przykład powiadamiając media. Czy informacja prasowa to zawsze właściwe narzędzie? Zapraszam po szczegóły.
1. Inspiracja
Informacja prasowa to jedno z podstawowych narzędzi public relations. Kiedy z niego skorzystać? Jeśli chcesz poinformować opinię publiczną o nowości (to słowo klucz) – na przykład o nowym produkcie, nowej technologii, przełomowym wydarzeniu.
Kiedy nie pisać informacji prasowej? Wtedy, kiedy nie masz nic nowego do przekazania. Chcesz podzielić się z opinią publiczną swoją opinią? Stwórz komentarz ekspercki. Chcesz zareklamować swój produkt? Skorzystaj z narzędzi z segmentu reklamy i marketingu. PR pomoże ci poinformować opinię publiczną o istotnym dla odbiorców zagadnieniu i budować relacje z otoczeniem, ale nie jest to narzędzie reklamowe!
2. Realizacja
Masz „news” i chcesz poinformować o nim odbiorców za pomocą mediów. W tytule i leadzie (Lead jest streszczeniem całego komunikatu. Po jego przeczytaniu odbiorca powinien mieć już ogólną wiedzę na opisywany temat) informacji prasowej koniecznie odpowiedz na pytania: kto, co (nowego), gdzie, kiedy i dlaczego. Oto przykład:
„Elektrofizjolodzy online o arytmiach – zbliża się e-POLSTIM 2020”
Burza elektryczna, arytmie uwarunkowane genetycznie i powikłania zabiegów elektroterapii będą głównymi tematami e-POLSTIM 2020, internetowej konferencji Sekcji Rytmu Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego. Doroczne spotkanie naukowe kardiologów elektrofizjologów odbędzie się w dniach 4-6 czerwca 2020 roku, po raz pierwszy w formie serii interaktywnych webinariów.
- Kto? Sekcja Rytmu Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
- Co? (nowego)e-POLSTIM 2020 – spotkanie naukowe kardiologów elektrofizjologów po raz pierwszy w formie serii interaktywnych webinariów
- Gdzie?online
- Kiedy? w dniach 4-6 czerwca 2020 roku
- Dlaczego? ponieważ to doroczne spotkanie naukowe kardiologów elektrofizjologów
Informacje zawarte w tytule i leadzie rozwiniesz w treści informacji prasowej. Nie zapomnij o uzupełnieniu materiału tekstowego ilustracjami: dobrej jakości i właściwie podpisanymi zdjęciami oraz infografikami, które mogą zostać opublikowane.
3. Autoryzacja
Czy o twojej nowości mogą wypowiedzieć się niezależni eksperci? Jeśli tak, koniecznie to wykorzystaj! Zapytaj o ich opinię i zredaguj cytaty. Nie zapomnij o autoryzacji. Ekspert powinien dokładnie wiedzieć, w jaki sposób jego wypowiedź będzie wykorzystana. Dobrą praktyką jest zaprezentowanie rozmówcy draftu całego materiału prasowego. Dzięki temu ekspert ma szansę zobaczyć swoją wypowiedź w kontekście całego materiału (to ważne dla waszych przyszłych relacji), a twórca ma okazję zweryfikować merytorycznie cały przygotowany tekst. Warto, szczególnie w przypadku skomplikowanych zagadnień, takich jak na przykład: „Atomowa diagnostyka serca. Medycyna nuklearna w diagnostyce choroby wieńcowej”.
4. Dystrybucja
Twoja informacja prasowa jest zweryfikowana i gotowa do przekazania dziennikarzom. Zanim naciśniesz „Enter”, upewnij się, do kogo powinien być wysłany Twój materiał. Najnowsza technologia diagnostyczna może okazać się interesująca dla redakcji medycznych i naukowych. Aby zainteresować nią media popularne, warto w przystępny sposób opisać, jak i komu pomaga oraz dlaczego to rozwiązanie ważne i korzystne. Komunikaty adresowane do różnych grup odbiorców mają nieco inną konstrukcję i różnią się stosowanym językiem. Rozpoczynając pracę nad informacją prasową zastanów się, do kogo przede wszystkim chcesz dotrzeć z informacją, czyli kto jest twoją główną grupą docelową.
5. Pozycjonowanie
Twoja informacja trafiła do dziennikarzy. To nie koniec przygody, a… dopiero początek! Na tym etapie działań istotna jest twoja dyspozycyjność. Zaraz po wysyłce materiału prasowego mogą pojawić się dodatkowe pytania od redaktorów, prośby o uzupełnienia danych czy indywidualne komentarze eksperckie. Bądź przygotowany, by sprawnie udzielić informacji. Bywa, że od tego zależą losy publikacji bądź audycji oraz… twoja reputacja.
6. Follow up
Przygoda trwa! Niewykluczone, że media, które nie podjęły twojego komunikatu „od razu”, to jest w ciągu pierwszych godzin i dni po wysyłce komunikatu prasowego, napiszą lub powiedzą o temacie w nim przedstawionym za jakiś czas. Przykładem są tygodniki i miesięczniki, które mają określony cykl wydawniczy. Warto być cierpliwym, ale proaktywnym. Dobrą praktyką jest przypomnienie się dziennikarzowi za jakiś czas. Warto mieć wtedy w zanadrzu „asa w rękawie”, czyli nowe dane i informacje, które mogą skłonić redakcję do pojęcia tematu.
